Geen bedrijfsbezoeken meer, maar digitale bewijsstukken
Hezelburcht krijgt geregeld brieven binnen van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) voor WBSO ((Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) deskcontroles om na te gaan of de onderneming voldaan heeft aan de verplichtingen van het bijhouden van de speur- en ontwikkelingswerk (S&O-administratie). Deze controles van RVO vinden altijd plaats na afloop van een WBSO-kalenderjaar en worden door middel van een steekproef bepaald. Maak je gebruik van de WBSO? Dan kun jij ook voor een deskcontrole geselecteerd worden. In dit artikel lichten wij beknopt toe hoe dit proces eruit ziet.
Bedrijfsbezoek bij de klant
Normaal gesproken gebeuren de controles door middel van een bedrijfsbezoek bij de klant, maar door de geldende COVID-19 maatregelen voert RVO de controles momenteel online uit. Stel dat je geselecteerd bent voor een deskcontrole. Je dient dan de aansluiting van de uren- en projectadministratie aan te tonen door bewijsstukken digitaal op te sturen. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat je nu geen nadere toelichting kan geven op de projectadministratie, wat bij een bedrijfsbezoek wél kan. Dit betekent dat de aangeleverde stukken met betrekking tot de uren- en projectadministratie één op één op elkaar dienen aan te sluiten en dat er geen ruimte is voor interpretatie. RVO controleert hier streng op.
Waar wordt op gecontroleerd?
RVO controleert of jouw S&O-administratie voldoet aan de wettelijke vereisten. Denk hierbij aan vragen als:
- Zijn de opgevoerde S&O-projecten ook daadwerkelijk uitgevoerd?
- Zijn de uitgevoerde werkzaamheden onderbouwd in de projectadministratie?
- Zijn de uitgevoerde werkzaamheden te herleiden naar de urenregistraties, per medewerker, per project en per dag?
- En in het geval er in de aanvraag sprake is van ‘werkelijke kosten en uitgaven’, zijn de kosten en uitgaven verantwoord in de S&O-administratie?
Kortom, uit jouw S&O-administratie moet dus blijken dat de werkzaamheden die uitgevoerd zijn betrekking hebben op de toegekende projecten. Tevens zal een controle worden gedaan op de ingediende realisatiemelding en BSN-mededeling.
Optimale ondersteuning bij uw WBSO deskcontrole
Hezelburcht adviseert de klant altijd controles via haar te laten verlopen zodat zij de klant kan begeleiden bij het aanleveren van de stukken bij RVO. Veel van de klanten hebben een compliance contract afgesloten waarbij Hezelburcht periodiek de S&O-administratie bij hen controleert, zodat in het geval van een controle de stukken direct kunnen worden opgeleverd. Deze dienstverlening wordt als prettig ervaren omdat het zekerheid biedt dat de administratie op orde is en de controles zonder problemen worden doorlopen.
Dit blijkt ook uit het WBSO track record. Hezelburcht heeft de afgelopen tien jaar in totaal 12.292 WBSO-toekenningen en € 211 miljoen voordeel voor haar relaties binnengehaald. Dit is een succespercentage van 87%!
